Temas de consultoría · Inventarios
Diferencias de inventario: revisa recepción, traspasos y devoluciones
Revisa tres movimientos que pueden explicar diferencias de inventario: recepción, traspasos y devoluciones. Incluye una guía de rastreo.
Una diferencia de inventario puede comenzar mucho antes del conteo. El producto llegó, cambió de sucursal o regresó de una venta, pero el registro no acompañó ese movimiento. Para investigar conviene elegir un artículo, un periodo y tres recorridos concretos: recepción, traspasos y devoluciones.
Recepción: compara lo pedido, lo recibido y lo registrado
La orden de compra expresa lo que esperabas recibir. La entrega física muestra lo que llegó. El registro determina qué existencia reconoce el sistema. Revisa esos tres datos por producto y presentación. Una caja de doce unidades recibida como una pieza cambia la existencia aunque nadie haya sustraído mercancía.
Anota hora de llegada, hora de captura, cantidad aceptada, diferencias y persona responsable. Si el producto se vende antes de registrar su recepción, podrás observar negativos temporales o ajustes que después resultan difíciles de explicar.
Traspasos: el envío y la recepción son momentos distintos
El comprobante de salida no demuestra por sí solo que la sucursal destino recibió la cantidad completa. Sigue un traspaso desde su autorización hasta su confirmación. Identifica mercancía en tránsito, entregas parciales y rechazos.
Para cada diferencia conserva producto, cantidad, origen, destino y evidencia de recepción. Aclara quién debe resolver un envío incompleto. Ajustar ambas tiendas sin investigar puede ocultar el problema y repetirlo en el siguiente traslado.
Devoluciones: determina si el producto vuelve a ser vendible
Una devolución puede regresar al anaquel, quedar en revisión o convertirse en merma. Esas condiciones necesitan tratamientos distintos. Reembolsar dinero no implica que toda la mercancía deba incorporarse automáticamente a existencia disponible.
Revisa que la devolución se relacione con su venta y que queden claros cantidad, condición y destino. Si se captura como entrada y después como ajuste, comprueba que no se haya duplicado el movimiento.
Un ejercicio de rastreo en cinco pasos
Elige un producto con diferencias recurrentes y fija un periodo. Obtén el saldo inicial y reúne sus entradas, salidas y ajustes. Reconstruye el saldo esperado: inicial más entradas menos salidas, usando la misma unidad de medida. Finalmente, compáralo con un conteo físico realizado a una hora de corte conocida.
Clasifica cada diferencia con evidencia: captura tardía, presentación incorrecta, movimiento faltante o incidencia todavía sin resolver. Una etiqueta como “error humano” es demasiado amplia para decidir una mejora. Define una corrección y vuelve a revisar el mismo recorrido.
Del hallazgo al control
La solución de CoHerDi POS para tiendas de conveniencia describe recepción, inventarios y control por tienda. En una demostración, pide seguir uno de tus productos por estos movimientos. El objetivo es poder explicar de dónde viene cada saldo, además de consultarlo.
Preguntas frecuentes
¿Un ajuste corrige la causa de la diferencia?
El ajuste corrige el saldo registrado. La causa requiere rastrear el movimiento y cambiar el proceso que permitió el error.
¿Por qué revisar la hora del conteo?
Porque ventas y movimientos posteriores al corte pueden cambiar la existencia. El saldo del sistema y el conteo deben compararse con el mismo criterio temporal.
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